Como organizar nuestro tiempo

Cómo organizar nuestro tiempo con eficiencia y hacer nuestro día a día más productivo.

Si has sentido alguna vez que es imposible que te dé tiempo a hacer todas las tareas que tienes en el día, el teléfono no para de sonar, tienes que ver y responder mails, reuniones, etc. Esperamos poder ayudarte con unas simples pautas basadas en el método GTD (GETTING THINGS DONE) de David Allen, que nosotros aplicamos en nuestro día a día y hemos podido comprobar de primera mano que han dado unos resultados extraordinarios.

Primero empezaremos por darte una mala noticia, o buena, según el enfoque que le demos. El día no tiene más de 24 horas y no, no vamos a conseguir cambiar eso.

Una de las principales bases del método GTD consiste en despejar tu mente, debemos entender que el cerebro del ser humano no está diseñado para agendar eventos, por lo tanto cualquier dato que intentemos almacenar en él, será inseguro y sólo nos traerá “ruido” lo que ocasionará que no podamos centrar nuestra atención en los asuntos que estamos atendiendo en este preciso instante. La mente está diseñada para generar ideas ¡Aprovéchala al máximo!

Primer consejo:

• Debes generar un mecanismo fiable de entrada de ideas, al que llamaremos “bandeja de entrada”. Esta bandeja de entrada, debe acompañarnos en todo momento por lo que te aconsejamos que cojas tu Smartphone e investigues sobre aplicaciones de notas, ya sean de audio o escritas.
• No tienes por qué tener una sola bandeja de entrada, puedes tener tantas como quieras, ya sea en tu Smartphone, mediante whatsapp, correo electrónico, notas de quita y pon, etc.

Segundo consejo:

Una vez capturados todos tus documentos en bandejas de entrada, tienes que tener claro que sólo pueden ser de tres tipos:

• No requieren acción: Por lo que deberás archivarlos si contienen información útil, o bien tirarlos directamente a la basura si no contienen nada que te pueda valer para el futuro.
• Requieren acción:
  • Son proyectos que te gustaría hacer algún día, pero no es necesario agendarlos en una fecha en concreta. Bien, crea un espacio al que llamarás proyectos, pon todas las entradas ahí, y asegúrate de revisarla con la frecuencia que estimes oportuna.
  • Son acciones que debes ejecutar un día y a una hora en concreto: reuniones planificadas, citas médicas, la función de teatro de tus hijos. Apúntalas en tu agenda y revisa ésta diariamente.
  • Son acciones que tardarás menos de 2 minutos en ejecutar. Posiblemente este punto ha sido el que más nos ha ayudado a gestionar de forma eficaz nuestro día a día. Y la acción es muy sencilla: ¿me llevará menos de 2 minutos finalizar esta taréa? ¡¡HAZLO YA!!

Tercer consejo:

Cada vez que vayas a realizar una acción, debes tener en cuenta factores como:

• Tiempo disponible: Si estimas que la acción a realizar te llevará más del tiempo que tengas disponible en este momento, evita hacerla en la medida de lo posible y busca otras acciones que encajen en el tiempo del que dispongas.
• Energía disponible: intenta planificar las acciones más tediosas en esos momentos del día o días de la semana en los que te encuentres en mejor forma para hacerlas, ya sea a primera hora de la mañana de un lunes, o cuando tu estimes.